締切日の近いPlannerタスクに対し、Outlookから自動リマインドを送る
解決できる課題
チームのタスク管理で、こんな「うっかり」に悩んでいませんか？ ・タスクの存在を忘れてしまい、締め切り直前で慌ててしまう ・Plannerを見に行かないとタスクに気づかず、作業が滞ってしまう ・タスクの進捗が分からず、チーム全体の連携がうまくいかない ・メンバーがリマインドを待ってしまい、進捗状況が見えづらくなる このレシピを使えば、そんなタスクの「作業忘れ」をなくすことができます。 締切日が近づいているPlannerタスクをPower Automateが自動で検知し、Outlookでリマインドメールを自動送信します。 このフローを設定することで、チームメンバーはタスクの進捗を常に把握でき、スムーズなプロジェクト進行が可能になります。
完成イメージ
必要なもの
Outlook コネクタ
Planner コネクタ
Office 365 コネクタ
作り方
Plannerではタスクの設定と割り振りができますが、リマインドができません。
Power Automateを使うことで、OutlookやTeamsにリマインドを通知します。
- 1. トリガー「Recurrence」（スケジュール済みのクラウドフロー）を設定
Plannerのスケジュールは日ごとのため、トリガーもそのように合わせます。
[間隔]と[頻度]を「1日」にします。
[タイムゾーン]は、必ず「大阪、札幌、東京」の日本時間にします。
- 2. アクション「タスクを一覧表示します」を設定
[Group Id]は、該当のプランが存在するグループ名を設定します。
[Plan Id]は、該当のタスクが存在するプラン名を設定します。
- 3. アクション「マイ プロフィールの取得」を設定
このアクションでは、フローを実行するユーザーのプロフィールを取得します。
例えば、Outlookでのメール送信者は、メールアドレスを設定せず、このアクションから得られるコンテンツを設定できます。
- 4. Foreach（それぞれに適用する）を設定
リマインドするタスクは複数あるため、繰り返し処理を使用します。
[前のステップから出力を選択します]には「value」を設定します。
- 5. 条件を設定
リマインドの対象は、締切日を基準に、現在から明日までとします。
現在を抽出する条件は、「value Due Date Time」が「utcNow()」「以上」とします。
明日を抽出する条件は、「value Due Date Time」が「addDays(utcNow(), 1)」「以下」とします。
※utcNow()は現在を表し、そこに1を追加することで、1日後を表現しています
True/Falseは、Falseの処理は必要ないため、Trueのみです。
- 6. アクション「メールの送信」を設定
[To]には、ステップ3で取得したマイプロフィールから「メール」を設定します。
※マイプロフィールのコンテンツを使うことで、特定ユーザーのパラメータを使用しません
これにより、フローの配布が楽になります
[Subject]は、リマインドであることを明記します。
[Body]は、Plannerの「value Title」（タスク名）や「value Due Date Time」（締切日）を含めて分かりやすくします。
