SharePointリストの更新を承認し、承認後はExcelに記録する

SharePointリストのアイテムが更新されたら、承認者に承認リクエストを送ります。
承認後、そのアイテムをExcelの管理台帳に記録します。

 

• 1. Excelで管理台帳を用意

承認されたアイテムを記録する管理台帳をExcelファイルで作成します。
「No.」には=ROW()-1を入力し、自動的に採番されるようにします。
その他に、承認対象となる「アイテム」や「承認者」「承認日」を追加します。
項目を作成後、挿入->テーブルから、テーブルを必ず作成し、分かりやすいテーブル名を設定します。

 

• 2. トリガー「アイテムが作成または変更されたとき」を設定

[Site Address]は、対象のリストがあるSharePointのサイト名を選択します。
[List Name]は、対象のリスト名を選択します。

 

• 3. アクション「開始して承認を待機」を設定

このアクションでは承認を待機するため、承認/拒否が行われなければ、次のフローへは進みません。
[Approval type]は、任意のものを設定します。
[Title]は、ステップ1から取得する「タイトル」を含め、承認者に分かりやすくします。
[Assigned to]には、承認者のメールアドレスを設定します。
[Details]にも、ステップ1から取得する「タイトル」を含め、内容を分かりやすくします。

 

• 4. 条件を設定

ステップ3から取得する「Outcome」は、承認/拒否のレスポンスが入ります。
　※「Response」ではないことに注意
条件式は「Outcome」が「Approve」に「等しい」とします。
Falseの処理は必要ないため、後のステップ5ではTrueのみを設定します。

 

• 5. アクション「表に行を追加」を設定

このアクションを追加すると、自動的にForeachが追加されます。
　※表への追加は、追加対象が複数ある場合もあるため
　　対象が1つでも複数でも、このアクションへは影響ないため、特に修正は不要
[場所]と[ドキュメント ライブラリ]は、管理台帳ファイルのあるところを設定します。
[ファイル]は、正しいファイル名を設定します。
[テーブル]は、ステップ1で作成したテーブル名を指定します。
「詳細パラメーター」から、テーブルで用意した項目名を設定します。
項目名には、ステップ3から取得する値を使い、例えば下記のようにします。
[アイテム]は「Title」、[承認者]は「Responses Approver name」、[承認日]は「Responses Response date」。

 

SharePointのリストが、下図のような状態からスタートです。

 

アイテム名をtest-changedに変更します。
　※アイテムの構成はSharePointで設定できます

 

アイテム名がtest-changedに変わりました。

 

Teamsに下図のような承認要求が届きます。

 

要求を許可します。
このタイミングで、フローはステップ3（開始して承認を待機）からステップ4（条件）へ遷移します。

 

ステップ5で設定した内容が、管理台帳のExcelファイルに反映されます。