SharePointにアップロードされたドキュメントファイルは、Excelで履歴を管理する

SharePointは、かつての共有サーバーとして使用されています。
例えば、期限までに提出物を集める場合、メールで提出を受け付けるより、SharePointに提出させる方が楽です。
ただし、SharePointの機能として、アップロード有無の通知は標準として持っていません。
そこで、Power Automateを使い、アップロードの実績をExcelに記録します。

 

• 1. トリガー「ファイルが作成されたとき (プロパティのみ)」を設定

[サイトのアドレス]はアップロードを受け付けるサイトを指定します。
詳細パラメーターから[フォルダー]を選択すると、ドキュメント内の特定フォルダを設定可能です。

 

• 2. アクション「表に行を追加」を設定

[場所]や[ファイル]、[テーブル]は任意のものを設定します。
管理台帳のExcelでテーブルを作成後、テーブルの項目名が詳細パラメーターで使用できます。
提出されたファイルへはアクセスできるようにしたいので、「URL」を設けます。
「アイテムへのリンク」を設定することで、提出されたファイルへアクセスできます。

 

• 3. 動作確認

下図のように、test.txtをアップロードします。

 

アップロード後、フローが動作し、管理台帳のExcelにURLが記録されます。
　※No.列の1には、=ROW()-1を入力することで自動的な採番もできます
　　項目列にファイル名やユーザー名を設定すれば、取得値で対応可能です

 

管理台帳に記録されたURLへアクセスすると、アップロードされたtxtファイルが確認できます。