Formsで問い合わせを受けた後、Plannerでタスクを自動作成する

Formsで問い合わせを受けた後、問い合わせ対応として、もれなくタスクに落とし込むフローです。
　※Teams通知は「Formsに届いた問い合わせをTeamsに通知する」を参照
　　Excel記録「Formsの回答をExcelに自動で転記する」を参照

 

• 1. トリガー「新しい応答が送信されるとき」を設定

問い合わせ用に作成したFormsのIDを設定します。
　※ちなみに、下図の「フォームID」の右側にある[VkSNnZW...は、FormsのURLから確認できます
　　URLをコピーして画面検索でハイライトされたものが該当IDです

 

• 2. アクション「応答の詳細を取得する」を設定

[フォームID]はステップ1と同じものを選択し、[応答ID]は「応答ID」を選択します。

 

• 3. アクション「タスクを作成する」を設定

[グループID]と[プランID]は、任意のものを選択します。
[タイトル]は、問い合わせが分かるように、Formsの選択肢を使います。
詳細パラメーターから[バケットID]で任意のものを選択します。
　※Plannerのタスクはバケットに紐づくので忘れないこと

 

• 4. アクション「タスクの詳細の更新」を設定

タスクを作成するだけなら、ステップ3で完了ですが、タスクに詳細の設定を入れる場合、このステップが必要です。
ステップ3のアクションでは、タスク内の説明を設定できないため、このアクションで行います。
[タスクID]は、カスタム値を入力する > 「ID」を選択します。
[説明]は、Formsの任意の項目を使います。

 

• 5. 動作確認

下図は、このWebサイトのお問い合わせページで、テスト入力をして送信します。

 

フローが実行完了すると、下図のようにタスクが作成されます。

 

加えて、タスクを開くと、「メモ」のところにThis is test.の文章が入っています。
これは、ステップ4で使用した[説明]が入っています。