SharePointの新しいアイテムで、添付ファイルの有無を判断する
解決できる課題
SharePointリストへの新しいアイテム登録時に、添付ファイルに関する以下のようなお悩みはありませんか？ ・必須の報告書や証拠となるファイルが添付されているか、リストアイテムを開いて確認している ・添付ファイルが漏れていた場合に、後から担当者に個別に連絡する手間が発生している ・添付ファイルの有無によって、その後の承認プロセスや作業の流れを変えたい このレシピを使えば、Power AutomateがSharePointリストに新しいアイテムが作成されたことを検知した際、添付ファイルが「ある」か「ない」か、あるいは「複数ある」かを自動で判断します。 これにより、添付ファイル漏れのアイテム作成者へ即座にリマインドを送ったり、添付ファイルがある場合のみ承認フローを起動したりするなど、確認作業と後続処理を完全に自動化できます。
完成イメージ
必要なもの
SharePoint コネクタ
作り方
SharePointのリストで使用するアイテムは、添付ファイルの管理が可能です。
リストの使い方によっては、添付ファイルがあったりなかったり、複数あったり、様々です。
その添付ファイルの数により、アクションを操作します。
- 1. SharePointで添付ファイルの管理を有効にする
SharePointのリスト設定は、[列の追加]から行います。
[列の追加]を選択すると、追加できる項目一覧が表示されます。
ここで左下にある[列の表示と非表示を切り替える]を選択します。
画面右側に[ビューの列の編集]が表示されるので、「添付ファイル」にチェックを入れて有効化します。
下図の状態になっていれば、準備は完了です。
- 2. トリガー「アイテムが作成または変更されたとき」を設定
[Site Address]と[List Name]は、対象のSharePointサイトとリストを選択します。
- 3. アクション「添付ファイルの取得」を設定
[サイトのアドレス]と[リスト名]は、ステップ1と同じものを選択します。
[ID]は、ステップ1で取得するアイテムの「ID」を指定します。
- 4. 条件を設定
添付ファイルの有無や数によってアクションを分けます。
条件式は同じなので、条件ではなく、スイッチを使用しても良いです。
式はlength(body('添付ファイルの取得'))が「0」と「等しい」を設定します。
※ステップ3で取得する動的なコンテンツは、配列の構造を持っています
配列は長さで取り扱うことができ、添付ファイルがない場合は0になります
添付ファイルが一つの場合は1、複数ある場合は2以上の長さになります
- 5. アクション「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」を設定
[投稿者]と[投稿先]、[Team]、[Channel]は、任意のものを設定します。
[Message]には、条件のTrue/Falseごとに内容を分けます。
「タイトル」を使用すると、リストに追加したアイテムのタイトルを使用できます。
下図のように、リストにアイテムを作成します。
タイトル列にある通り、それぞれ添付ファイルを0、1、2と分けています。
Teamsの投稿では、下図のとおり、添付ファイルの個数別に内容が変わります。
ステップ5で「タイトル」を使用しているため、投稿文にもそれが反映されています。
