Plannerのタスクを完了後、Outlookに自動作成したPlannerタスクを完了扱いにする

Plannerを使い、Outlookにスケジュール登録するレシピの応用です。
　※「Plannerのタスクを作るたびにOutlookに連携する」
タスクのスケジュール登録を自動化するのなら、完了も自動化します。
このフローのポイントはIDを比較する時、テキストに変換しておくことです。

 

• 1. トリガー「タスクが完了したとき」を設定

トリガーはタスクの自動スケジューリングフローと同じです。
Outlookと連携するPlannerの[グループID]と[プランID]を設定します。

 

• 2. アクション「作成」を設定

[入力]には「ID」を設定します。
なお、トリガーからの戻り値は下記の通りで、このステップはタスクIDの取り出しとなります。

{
    "headers": {

        省略

    },
    "body": {

        省略

        "title": "test",

        省略

        "id": " ここがタスクID ",

        省略

    }
}        

 

• 3. アクション「イベントの取得 (V4)」を設定

[予定表ID]は、タスク管理をしているスケジュールを選択します。
　※ここの詳細パラメーターにある[フィルタークエリ]は使いません（※9. コツを参照）

 

• 4. 「For Each」を設定

[前のステップから出力を選択します]は、「body/value」を設定します。

 

• 5. アクション「Html からテキスト」を設定

[コンテンツ]は、「本文」を設定します。
これは、Outlookのイベントから取得する本文がHTML形式のため、テキストへ変換して取り扱いしやすくします。

 

• 6. 「条件」を設定

ステップ2で取り出したタスクIDと、ステップ5で取り出したOutlookイベントの本文を比較します。
「プレーンテキストコンテンツ」に「出力」を「含む」にします。

 

• 7. アクション「イベントの更新」を設定

[予定表ID]はステップ3と同じにし、[ID]は「ID」を選択します。
[件名]は任意ですが、タスク完了と分かるようにした上で、「件名」を使います。
[開始時刻]と[終了時刻]は、それぞれ「開始時刻」と「終了時刻」にします。
　※例えば、終了時刻にタスクの完了時間を設定すると、タスク作成時に登録したスケジュール期間も変更できます
[タイムゾーン]は日本時間にします。

 

• 8. 動作確認

Plannerで「テストタスク」を作成します。

 

Outlookのスケジュールに「テストタスク」が登録されます。

 

Plannerで「テストタスク」を完了すると、スケジュールでは「完了: テストタスク」に変わっています。

 

• 9. コツ

タスクIDやイベント本文の取り扱いについて、テキスト変換の工程を知らないと、フローが失敗し続けます。
失敗するフローの例としては、
・タスクIDとイベント本文をそのまま比較する
・タスクIDを抜き出し後、イベント本文はHTMLのまま比較する
・contains関数を使い、更新対象のイベントを特定する
・「イベントの取得」アクションのフィルタークエリで対象イベントを特定する
など。
（このあたり、ノーコードやローコードの難しいところ）

比較する時はシンプルにした方が良いので、変換できる時は変換フローを使うことを推奨します。

また、あるアクションがどの戻り値を出力するかについて、確認する方法は「作成」アクションを使うことです。
このアクションの[入力]に、確認したい戻り値を設定しておけば、テスト処理でステップバイステップで内容を確認可能です。

例えば、条件を使う時、条件式に使うパラメータを「作成」でも使います（デバッグとして）。
こうすると、Trueだけを処理につなげる場合でも、Falseに「作成」を置いておけば、なぜFalseなのか、を確認可能です。